Les Missions

Nous recherchons un Office Manager. Il/elle sera en charge de la gestion globale des activités liées au bureau en se concentrant sur les résultats spécifiques tels que l’amélioration des délais et des résultats.

• Culture d’entreprise
• Recrutement
• Gestion documentaire
• Système de gestion d’informations
• Sécurité et santé au travail
• Gestion de projet
• Achat et gestion fournisseur

En tant que véritable bras droit du directeur général, vous aurez un rôle transverse au sein de la structure avec des projets stratégiques à mener à bien. Vous serez en charge de coordonner les ressources humaines, de gérer les finances et le budget, de superviser les services généraux et d’organiser les événements aussi bien internes qu’externes.

En tant qu’Office Manager vous aurez un rôle de coordination du bureau. Vous serez en charge de l’assistanat des équipes, d’une partie administration du personnel, de la gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des informations au département comptabilité.

Qualités personnelles

La première qualité est une grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit. L’office manager est, au quotidien, le support de toutes les équipes. Il doit faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires qu’il leur aura fournies lui-même. L’OM doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles. Il doit être capable de s’adapter aux différents contextes et interlocuteurs, même si ces derniers présentent des personnalités différentes. La variété de ses missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation. Polyvalence et autonomie sont également indispensables. Le sens de l’écoute et la discrétion vont de pair dans cette fonction.
La personne doit être prête à délester son supérieur hiérarchique d’un poids non négligeable, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de l’entreprise et la bonne diffusion des informations.

Compétences techniques

L’office manager doit obligatoirement avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et une aissance avec l’outil informatique en général. Un excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…), est également requis pour cette fonction.