Assistante Administrative, Logistique et Commerciale

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  • offre / CDD
    Tunisie
  • ExpérienceEntre 2 et 3 ans
  • Niveau d'étudeAu moins Bac + 3
  • Créé le17/07/2018
  • Expire le17/07/2018
Description de l'offre

CONECT International recrute

Assistante Administrative, Logistique et Commerciale

Mission : 
Assurer le secrétariat et l’assistance de la direction exécutive.
Responsabilités Opérationnelles : Assiste la Présidente de l’organisation, le directeur exécutif et le Program Manager afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi et relance des adhérents, gestion administrative du personnel …).
Assure le reporting financier.

Tâches:
Sous la supervision directe du Directeur Exécutif, l’assistante administrative, logistique et commerciale, travaillera en étroite coordination avec la Présidente et le Program Manager ainsi que tous les départements et structures de l’organisation. En particulier, elle effectuera les tâches suivantes :
Tâches principales
Résultats attendus
Secrétariat
Réception et transfert des appels
Photocopies et envoi des fax et des courriers
Accueil physique
Relance téléphonique et commercialisation des activités de l’organisation
Envoi des mailings standards (remerciements, condoléances, ..)
Relais d’information
Demande et suivi des RDV
Création, alimentation et mise à jour des bases de données de Contacts
Bureau d’ordre
Réception et diffusion des documents, mailings et courriers reçus
Classement des documents et courriers
Gestion des salles des réunions
Gestion du planning des salles de réunions
Préparation des salles de réunion : café, eau, photos
Suivi des présences lors des réunions et des évènements
Organisation des RDV
Organisation des rendez-vous et du planning de la Présidente de l’organisation, du directeur exécutif et d’autres membres si besoin
Passation des commandes auprès des fournisseurs
Edition des Bons de Commande
Réception et vérification de la marchandise
Point de contact avec les fournisseurs
Faire le suivi financier
Classement des pièces justificatives comptables : Devis, factures, bons de livraisons
Faire le suivi de l’état de caisse et bancaire
Établir les rapports mensuels financiers : état des dépenses et des recettes, factures.
Vis-à-vis pour les rapports mensuels
Support logistique
Support logistique dans l’organisation des actions CI
Réservation des vols, des hôtels…
Suivi du personnel d’entretien (femme de ménages, jardinier, …) et de l’entretien du siège
Suivi et contrôle des moyens généraux (eau, électricité, pannes, réparations à effectuer, ….)

Compétences requises
Formation universitaire d’un minimum de 3 ans, avec une expérience professionnelle d’un minimum de 2 ans dans un poste similaire
Connaissance du tissu économique et institutionnel tunisien et du fonctionnement des organisations
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Bonnes capacités rédactionnelles et orales en français et en arabe, l’anglais sera un atout
Bonne maîtrise des techniques et outils bureautiques (MS Office: Word, Excel, Power Point, …)
Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie et agenda électronique…)
Analyse et gestion des demandes d’information
Capacité d’organisation, polyvalence
Aptitude à travailler en équipe
Sens de la confidentialité
Bon relationnel, bonne présentation
Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
Bonne capacité de gestion des conflits et résistance au stress

Comment postuler :
Envoyer un CV détaillé avec une photo d’identité et une lettre de motivation par e-mail à [email protected]

[email protected]
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