La fiche de poste constitue un moyen de formaliser par écrit les attributions et les responsabilités d’un poste donné dans l’entreprise. Variant en fonction des évolutions de l’organisation elle-même, ce processus est dynamique et doit toujours être réévalué.

Sa préparation sert de base à diverses activités liées au secteur des ressources humaines, telles que le recrutement, l’audit et l’analyse de la performance. Par conséquent, il est essentiel de s’assurer que les fiches de poste sont adéquates et cohérentes avec la réalité de l’entreprise, et ne reposent jamais sur la simple supposition des gestionnaires.

Qu’est-ce que la fiche de poste?

C’est la préparation d’un document dans lequel sont inscrites toutes les attributions et exigences professionnelles et comportementales, entre autres particularités d’un poste. Facilitant l’organisation et la circulation d’une entreprise. Tous les postes, à tous les niveaux hiérarchiques, doivent avoir leur propre description, correctement documentée. Ce sera important à différents moments.

La création de ces enregistrements comporte plusieurs étapes. Il ne suffit pas de penser à un poste donné en général et de noter ses caractéristiques les plus connues : un processus complet est nécessaire, qui tienne compte de la culture organisationnelle, de la situation actuelle du marché, entre autres aspects.

Bref, il est important de commencer par un plan. Définissant quelles données doivent être collectées et les méthodes utilisées pour la collecte. La recherche externe et les conversations avec les responsables de secteur sont des étapes fondamentales avant de préparer le document lui-même.

Après avoir défini les rôles et les responsabilités, il est nécessaire d’effectuer l’analyse dite du travail. Il s’agit d’établir les exigences que doit remplir un professionnel pour occuper le poste en question. En plus des conditions que l’entreprise doit lui offrir.

Une partie de l’analyse consiste à réfléchir aux compétences essentielles, à la qualification, aux connaissances souhaitables, aux aspects comportementaux, entre autres facteurs, nécessaires pour ce poste. Cela fera partie du document final. Il existe plusieurs modèles qui peuvent servir de base à l’enregistrement.

Points importants lors de rédaction d’une fiche de poste

Lors de la préparation des missions et des exigences nécessaires pour pourvoir un poste vacant, le responsable et les RH doivent garder à l’esprit que l’entonnoir de sélection commence par une bonne fiche de poste.

Pour ce faire, il est essentiel de prêter attention aux points suivants :

Attraction de candidats

Décrivez le poste et les antécédents opérationnels requis afin d’obtenir une réponse d’un candidat interne ou externe pour le poste. Soyez clair, objectif et précis. Les risques d’erreur diminueront.

Ici, l’idée est de recevoir un plus petit nombre de CV. Mais avec des professionnels plus qualifiés pour remplir la fonction.

Définition d’emploi

Afin que le candidat potentiel ait un point de référence sur ses responsabilités et le niveau de performance requis, notamment au moment de l’évaluation ou d’une éventuelle promotion, la fiche de poste doit aligner les attentes et montrer les principaux objectifs et buts du poste.

De cette façon, le professionnel peut évaluer dans quelle mesure il correspond aux exigences du poste. Évitant ainsi une candidature hâtive.

Référence de gestion

Afin de comprendre l’étendue et le niveau de responsabilité attendu pour le poste, il est essentiel d’inclure les postes de gestion auxquels le candidat se rapportera, s’il réussit le processus de sélection.

Cette attitude rend l’offre d’emploi plus claire et montre au professionnel quels défis il devra relever.

Comment rédiger une bonne fiche de poste ?

Une fiche de poste complète et efficace doit contenir tous les sujets ci-dessous :

• Nom du poste.
• Quelle est la position du poste au sein de l’équipe, du département et de l’entreprise.
• À qui le poste est lié et autres interactions clés.
• Principaux domaines de responsabilité et résultats à livrer.
• Objectifs à court, moyen et long terme.
• Espace de développement et de promotion.
• Éducation et formation requises.
• Compétences et traits de personnalité nécessaires pour exceller.
• Exigences relatives aux déplacements et à l’emplacement.
• Échelle de rémunération et d’avantages disponibles.
• Transmettre la culture et l’identité de l’entreprise.

Les avantages de la fiche de poste

Après avoir décrit les postes existants ou vacants dans l’entreprise, il sera possible d’avoir accès à une série d’avantages :

Meilleure description des postes ouverts

Bien décrire un poste vacant est crucial pour attirer les talents. De plus, cette fiche de poste sera utile pour analyser l’adhésion du candidat au poste ouvert. Améliorant ainsi la décision de savoir qui restera ou non dans  le processus de sélection.

La fiche de poste correcte peut être utilisée dans la diffusion des offres d’emploi, soit en ligne (réseaux sociaux, portails d’emploi, etc.), soit hors ligne (agences, petites annonces, etc.). Par conséquent, il sera possible d’avoir une plus grande efficacité dans cette démarche.

Aide aux processus de recrutement et de sélection

Il est nécessaire de savoir ce qui constitue un candidat approprié pour un poste, compte tenu des compétences, du profil et des qualifications indiqués pour le poste. Avec la fiche de poste en main, il est plus facile d’établir ces critères. Puisqu’elle renseigne déjà les exigences professionnelles et indique quelles activités seront exercées. Examiner ce document avant de planifier le processus de sélection est une bonne idée. Car le recruteur pourra identifier quelque chose à changer.

Favorise une meilleure formation

La responsabilisation des employés fait également partie des processus d’une entreprise. Pour que cela soit vraiment efficace, il est cependant nécessaire d’identifier les exigences de chaque poste ou équipe. Les fiches de poste permettent de mieux appréhender certaines des principales compétences à développer, contribuant à une formation plus affirmée et l’intégration parfaite des nouveaux talents.

Réaliser une fiche de poste de qualité peut être une activité laborieuse. Mais elle est également indispensable pour les managers qui souhaitent rendre leurs processus RH plus stratégiques, performants et efficaces. Par conséquent, il est essentiel de s’assurer que la fiche de poste soit attrayante et cohérente avec la culture de l’entreprise.